1. Điều kiện cần của việc triển khai CRM yêu cầu quy trình bán hàng, marketing hiệu quả, đội ngũ có nền tảng kiến thức chuyên môn tốt, hay bộ công cụ đánh giá hiệu quả.
Nếu chiến lược, quy trình và đội ngũ chưa thật sự rõ ràng và nhất quán, việc triển khai CRM sẽ không tối ưu được hiệu suất bán hàng mà còn ngược lại làm hệ thống trở nên rối rắm, dữ liệu không đồng bộ dẫn đến việc sử dụng không hiệu quả, báo cáo sai cuối cùng dẫn đến sự thất bại của CRM là điều không tránh khỏi.
2. Đầu tư cho CRM cần được đầu tư tổng thể từ Quy trình, giải pháp, con người chứ không phải là chỉ đầu tư công nghệ
Công nghệ ngày nay không còn là vấn đề khó. Khoảng 10-15 năm về trước, doanh nghiệp phụ thuộc và đầu tư khá nhiều vào hạ tầng mạng, thiết bị server như là điều kiện bắt buộc để vận hành hệ thống phần mềm quản lý làm cho chi phí đầu tư, vận hành cũng như rủi ro khá cao.
Hiện nay với công nghệ phát triển đặc biệt là giải pháp Cloud khiến công nghệ trở nên dễ dàng, với mức đầu tư thấp nhất, doanh nghiệp không cần phải đầu tư, bảo trì server, không cần phải tuyển nhân viên để duy trì hệ thống, vì tất cả đều nằm trên Cloud và ứng dụng sẽ truy cập thông qua Internet. Điều này giúp giải tỏa khá nhiều áp lực về công nghệ so với trước, và ngày nay doanh nghiệp chỉ cần quan tâm đến chiến lược doanh nghiệp, sự thay đổi, sự tương tác giữa các phòng banvà hiệu quả sử dụng.
Nhiều công ty sử dụng tư duy IT (công nghệ) để khai phá tính năng hơn là ứng dụng công nghệ để giải quyết bài toán bán hàng, marketing. Chính vì vậy làm cho CRM không tập trung vào đúng mục tiêu cần đạt được, công nghệ cao nhưng nghèo nàn về chiến lược marketing, sales. Phần mềm nhiều tính năng nhưng lang man và không được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
3. Doanh nghiệp cần phải chú ý đến việc động viên, khuyến khích bằng khen thưởng, thay đổi mindset của nhân viên để dần đưa đội ngũ vào khuôn khổ và chuyên nghiệp hợp
Không phải nhân viên nào cũng hiểu được giá trị của CRM mang lại, họ nghĩ sử dụng CRM sẽ bị kiểm soát, chính vì vậy họ sẽ phản đối và đưa ra nhiều lý do để từ chối hợp tác dẫn đến nghỉ việc nếu không được đáp ứng. Nên khi dự án CRM triển khai, ngoài việc đưa ra những tính năng phù hợp, đào tạo đội ngũ, doanh nghiệp cần phải chú ý đến việc động viên, khuyến khích bằng khen thưởng, thay đổi mindset của nhân viên để dần đưa đội ngũ vào khuôn khổ và chuyên nghiệp hợp. Và đặc biệt tránh trường hợp nhân viên nghỉ hàng loạt.
4. Nên sử dụng phần mềm cloud hoặc yêu cầu chỉnh sửa trên nền phần mềm có sẵn
Một trong những sai lầm thường thấy của một số doanh nghiệp Việt Nam là thích tự viết phần mềm riêng cho doanh nghiệp của mình. Điều này đi từ một số tư duy cũ từ những thập niên 80.
Hiện tại các sản phẩm phần mềm có sẵn sẽ cung cấp đầy đủ các tính năng và quy trình chuẩn cho việc quản lý khách hàng. Doanh nghiệp sẽ không cần mất nhiều thời gian để lên kế hoạch, viết yêu cầu mà điều quan trọng doanh nghiệp cần là kiếm một người tư vấn giỏi để giải đáp tất cả những vấn đề doanh nghiệp mong muốn.
Liệu doanh nghiệp với đặc thù kinh doanh của họ, thì chương trình CRM có sẵn có đáp ứng được yêu cầu?. Thật ra các phần mềm CRM như Best Systems với khả năng tuỳ chỉnh Blueprint, Workflows, Trigger, Custom Module và API, mở rộng không giới hạn tính năng và hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu trong thời gian nhanh nhất, dễ chỉnh sửa, và dễ bảo trì.
5 Xem triển khai CRM như là một dư án Nâng cao hoạt động bán hàng hơn là đơn thuần là dự án IT
Cái này tưởng rất rõ ràng,nhưng hầu hết doanh nghiệp Việt Nam gặp phải. Các doanh nghiệp thường giao phó cho Phòng IT (hoặc nhân viên IT) thay mặt công ty quyết định hầu hết các hoạt động cũng như cách triển khai. Điều đó làm hệ thống chỉ khai thác được công nghệ, kỹ thuật cao nhưng không giải quyết được giải pháp bán hàng, dịch vụ hay marketing. Trưởng Dự án cần là Quản lý bán hàng hoặc là Trưởng bộ phận có thể liên kết các Bộ phận khác trong công ty.
6. Dữ liệu cần được cập nhật đầy đủ và đồng bộ
“Dữ liệu là Tế bào” hay nói theo một cách khác, dữ liệu chính xác sẽ giữ cho cơ thể khỏe mạnh, nhưng dữ liệu sai như là tế bào ung thư và sẽ giết chết hệ thống, ra quyết định sai, làm sai, tiếp cận bán hàng sai và dẫn đến dự án CRM không những thất bại mà còn làm cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Thường dữ liệu sai do cập nhật không thường xuyên, do đội ngũ thiếu hoặc không tuân thủ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến mất kiểm soát dữ liệu. Việc thay đổi quy trình bán hàng, thay đổi quy ước cũng dẫn đến dữ liệu không được đồng bộ và chuẩn hóa. Vì vậy, doanh nghiệp cần khuyến khích và giám sát dữ liệu cập nhật liên tục và đầy đủ, ưu tiên việc cập nhật dữ liệu tự động để giảm thiểu công việc của nhân viên.
7. Đầu tư CRM không phải là công việc đầu tư một lần
Hầu hết doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ thường trả cho một khoản phí triển khai cố định ban đầu và sử dụng năm này qua năm kia. Tuy nhiên theo thời gian, doanh nghiệp việc nâng cao quy trình làm việc do sự tăng trưởng công ty, do thay đổi chiến thuật. Điều đó sẽ dẫn đến cần nâng cấp và cải thiện hệ thống CRM đáp ứng nhu cầu mới đển làm việc phù hợp và hiệu quả. Vì vậy khi chọn lựa CRM, cần nhìn đến khả năng mở rông của sản phẩm, khả năng đối tác tư vấn hỗ trợ trong các năm tiếp theo và sẵn sàng trả những khoản phí bảo trì sản phẩm.
8.Sao lưu dữ liệu là quan trọng
Nếu tự cài trên server công ty thì nhân viên IT chính là người nắm dữ liệu, còn dịch vụ Cloud thì hãng viết phần mềm nắm dữ liệu. Vậy Hầu hết một số đơn vị cung cấp phần mềm trên Cloud có uy tín đều tuân theo chuẩn bảo vệ, bảo mật dữ liệu của một số tổ chức như: GDPR, BSI …etc
Vậy thì chúng ta sẽ tự suy ngẫm thử nhân viên IT và hãng sản xuất phần mềm có thương hiệu trên thế giới ai đáng tin hơn nhé?
Source: 95% dự án triển khai CRM thất bại hoặc không hiệu quả, lý do tại sao?
